Eine Mahnung ist ein zentraler Bestandteil des kaufmännischen Mahnwesens und kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Schuldner – auch Debitor genannt – eine fällige Rechnung nicht oder nicht vollständig begleicht. Sie dient dazu, auf eine offene Forderung aufmerksam zu machen und den Schuldner offiziell zur Zahlung aufzufordern. Zwar handelt es sich häufig um ausstehende Geldbeträge, grundsätzlich können aber auch Leistungen oder Gegenstände angemahnt werden.
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Unter einer Mahnung versteht man ein Schriftstück, mit dem ein Gläubiger seinen Kunden an eine offene Forderung erinnert.
Gesetzlich ist weder Form noch Aufbau der Mahnung vorgeschrieben. Unternehmen können daher selbst entscheiden, ob sie klassische Briefe, E-Mails oder digitale Mahnläufe in ihrer Buchhaltungssoftware nutzen.
Eine Mahnung sollte jedoch immer enthalten:
So wird der Schuldner eindeutig über die bestehende Forderung informiert und erhält einen klaren Handlungsrahmen.
Ein Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine fällige Leistung – meist eine Geldzahlung – nicht rechtzeitig erbracht wurde. Die Fälligkeit kann individuell vereinbart sein, z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“.
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt dazu Folgendes:
Bis zur Begleichung der Forderung wird diese in der Buchhaltung häufig als zweifelhafte Forderung geführt.
Die Mahnung erfolgt nach Eintritt des Verzugs. Sie dokumentiert schriftlich, dass der Gläubiger den Schuldner zur Zahlung auffordert.
Wichtig ist ein nachweisbarer Zugang der Rechnung, da die 30-Tage-Frist erst mit der Zustellung beginnt.
Mit Eintritt des Verzugs kann der Gläubiger:
Ein weit verbreiteter Irrtum:
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie viele Mahnungen verschickt werden müssen – eine einzige Mahnung genügt rechtlich.
Unternehmen arbeiten jedoch oft mit einem mehrstufigen Mahnwesen (1. Mahnung, 2. Mahnung, letzte Mahnung), um ihren Kunden genug Zeit zu geben und die Geschäftsbeziehung nicht sofort zu belasten.
Für die Fristsetzung gilt:
Offene Forderungen verjähren grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB).
Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
Beispiel:
Eine offene Rechnung aus April 2023 verjährt am 31.12.2026, sofern der Gläubiger keine Mahnung, keinen Mahnbescheid oder andere verjährungshemmende Maßnahmen einleitet.
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