Die Aufbewahrungspflicht ist gesetzlich vorgegeben und ein fester Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Dabei gilt: wer nach Steuerrecht oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese auch für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Aber auch andere Rechtsgebiete liefern Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen, wie unter anderem aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz, auf die wir hier im Folgenden nicht eingehen werden.
Jeder Unternehmer und Gewerbetreibende ist somit verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei zwischen Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren – abhängig von der Art der Dokumente.
Wer sich nicht daran hält, riskiert Ärger mit dem Finanzamt, was zu einer Kürzung des Betriebsausgabenabzugs oder sogar einer Gewinnschätzung führen kann.
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Die Aufbewahrungsfrist für Unternehmer ist in der Regel für die meisten Unterlagen auf 10 Jahre festgesetzt. Sie gilt unter anderem für Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente.
Besonders häufig wird nach der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und der Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen gefragt; sie betragen ebenfalls zehn Jahre.
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gilt hingegen für folgende Dokumente
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Mietverträge oder Sozialversicherungsverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z.B. Kalender oder Arbeitsberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.
Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen ist in mehreren Gesetzen geregelt. § 14 b UStG regelt dabei die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, § 147 AO enthält Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen und § 257 HGB die Aufbewahrungspflichten für Kaufleute.
Insbesondere bei den Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht ist auf die korrekte Form der Dokumente zu achten: Geschäftsunterlagen im Original sind immer am besten immer. Bei Aufbewahrung muss die Lesbarkeit unbedingt beachtet und beibehalten bleiben.
Die Unterlagen müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein und bleiben, d.h. weder verblasst noch beschädigt. Wurden Originalunterlagen auf Thermokopierpapier erstellt (z.B. Tankrechnungen/Kassenbelege), so ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren oder scannen und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren.
Sonst kann im schlimmsten Fall das zuständige Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung sogar den Abzug als Betriebsausgabe untersagen.
Ist ein Beleg abhandengekommen, haben Kaufleute und Unternehmer verschiedene Möglichkeiten, um trotzdem ihren Aufbewahrungspflichten nachzukommen: Der Nachweis über einen Bankbeleg ist die einfachste Lösung. Eventuell kann auch der Rechnungsaussteller eine Kopie bereitstellen. Manchmal bleibt aber nur das Ausstellen eines „Eigenbelegs“ (idealerweise mit Zeugen).
Die Aufbewahrung kann in je nach gesetzlicher Vorgabe in unterschiedlichen Formen gegeben sein. Im Original, elektronische Rechnungen als Originale, Aufbewahrung als Wiedergabe (bildliche oder inhaltliche Wiedergabe auf Bildträgern oder Datenträgern). Grundsätzliche ist immer vor Vernichtung der Originale zu bedenken, ob die Aufbewahrung aus Beweisgründen notwendig ist, um die Beweiskraft bei Rechtsansprüchen zu gewährleisten. Detaillierte Erläuterungen hierzu finden Sie u.a. auch bei der IHK.
Beachten Sie bei der Berechnung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unbedingt das korrekte Startdatum. Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bilanz und Inventur erstellt, Geschäftspost empfangen oder versendet wurde oder letzte Eintragungen in die Geschäftsbücher gemacht wurden.
Die Unterlagen können nach dem Ende des Kalenderjahres, in das der Ablauf der Aufbewahrungsfrist fällt, vernichtet werden. Eine weitere Aufbewahrung ist jedoch in Sonderfällen, wie etwa einem anhängigen Verfahren, weiterhin nötig.
Die Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen weichen davon ab und sind meist deutlich kürzer: So haben Nicht-Unternehmer (Privatleute) eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.
Wer noch genauer nachlesen kann findet bei der IHK weitere Erläuterungen zu den Aufbewahrungsfristen.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Aufbewahrungspflicht haben, sprechen Sie mich an. Wir helfen Ihnen gerne.
Weitere Themen und Fachbegriffe zum Thema Buchhaltung finden Sie in unserem Glossar unter der Glossar-Übersicht.