Bewirtungsbelege spielen im Unternehmensalltag eine wichtige Rolle, sobald Geschäftsessen oder sonstige Bewirtungen mit beruflichem Anlass stattfinden. Damit die dabei entstehenden Kosten steuerlich geltend gemacht werden können, müssen Bewirtungsbelege korrekt ausgestellt, vollständig dokumentiert und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Fehlerhafte oder unvollständige Belege führen häufig dazu, dass das Finanzamt die Bewirtungskosten nicht anerkennt. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig zu wissen, welche Anforderungen ein Bewirtungsbeleg erfüllen muss und wie Bewirtungskosten richtig verbucht werden.
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Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezieller Nachweis für Bewirtungskosten, die im Zusammenhang mit einer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit stehen. Dazu zählen alle Ausgaben, die für Speisen, Getränke und gegebenenfalls weitere Serviceleistungen bei einem geschäftlichen Treffen entstehen – etwa im Restaurant, Café oder Hotel.
Bewirtungsbelege dienen gegenüber dem Finanzamt als zwingende Voraussetzung, um Bewirtungskosten steuerlich abzusetzen. Ohne einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg kann keine steuerliche Anerkennung erfolgen.
Bewirtungskosten sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn sie überwiegend betrieblich veranlasst sind. Dazu zählen unter anderem:
Nicht abzugsfähig sind privat motivierte Bewirtungen oder reine Mitarbeiterfeiern (diese zählen zu den Aufmerksamkeiten bzw. Betriebsausgaben, folgen aber anderen Regeln).
Damit das Finanzamt Bewirtungskosten anerkennt, muss der Bewirtungsbeleg vollständig sein. Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg umfasst:
1. Grundangaben des Restaurants
2. Detaillierte Leistungsbeschreibung
3. Angaben des bewirtenden Unternehmens
4. Trinkgeld
Trinkgelder können ebenfalls abgesetzt werden, müssen jedoch:
Bewirtungskosten werden steuerlich unterschiedlich behandelt:
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Art der Bewirtung |
Steuerlich absetzbar |
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Geschäftliche Bewirtung (Kunden, Partner etc.) |
70 % der Bewirtungskosten (inkl. Getränke) als Betriebsausgabe |
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Bewirtung eigener Mitarbeitenden |
100 % als Betriebsausgabe |
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Umsatzsteuer |
100 % als Vorsteuer abziehbar, wenn der Beleg vollständig ist |
Achtung:
Nicht abzugsfähig sind private Bewirtungen, Familienfeiern oder Abendessen ohne geschäftlichen Anlass.
Bewirtungsbelege werden in der Buchhaltung wie folgt erfasst:
Beispiel:
Rechnung 119 € (100 € netto + 19 € USt)
→ 70 € als abzugsfähige Bewirtungskosten
→ 30 € nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
→ 19 € Vorsteuer voll abziehbar
Viele Bewirtungsbelege werden vom Finanzamt abgelehnt, weil wichtige Angaben fehlen. Häufige Fehler sind:
Besonders bei Thermobelegen empfiehlt sich die sofortige Digitalisierung, da diese Belege schnell verblassen.
Bewirtungsbelege sind ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Buchhaltung. Nur vollständig ausgefüllte und korrekt dokumentierte Belege ermöglichen den steuerlichen Abzug von Bewirtungskosten. Wer sorgfältig arbeitet, vermeidet Nachfragen des Finanzamts, reduziert Risiken bei Betriebsprüfungen und sichert den vollen Vorsteuerabzug.
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