Unternehmen, die nicht zu den wenigen gesetzlich geregelten Ausnahmen zählen, sind in der Regel vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet: Sie dürfen die Umsatzsteuer, die sie selbst beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zahlen, als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Diese Möglichkeit reduziert die Steuerlast erheblich – allerdings nur, wenn alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine fehlerhafte Rechnung oder unkorrekte Verbuchung kann dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert oder sogar bereits erstattete Beträge zurückfordert. Für die Buchhaltung ist der sorgfältige Umgang mit Vorsteuer daher ein zentraler Bestandteil der steuerlichen Compliance.
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Der Vorsteuerabzug ist im § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Demnach darf ein Unternehmer die Umsatzsteuer, die auf eingekauften Produkten oder Leistungen ausgewiesen ist, steuerlich geltend machen. Die Vorsteuer ist damit nichts anderes als die Umsatzsteuer, die Ihrem Unternehmen in Rechnung gestellt wurde.
Umgekehrt sind Unternehmen verpflichtet, auf ihre eigenen Umsätze ebenfalls Umsatzsteuer aufzuschlagen und diese an das Finanzamt abzuführen. Sie agieren also als Steuereinnehmer, die Umsatzsteuer einbehalten und später in der Umsatzsteuervoranmeldung verrechnen.
Der Vorsteuerabzug sorgt dafür, dass Unternehmen nicht zusätzlich belastet werden. Die Umsatzsteuer würde sonst bei jeder Leistungsstufe einer Wertschöpfungskette mehrfach anfallen. Durch das System des Vorsteuerabzugs fällt die Steuer wirtschaftlich nur ein einziges Mal an – nämlich beim Endverbraucher.
Die Berechnung ist einfach:
Eingenommene Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Zahllast oder Erstattungsanspruch
Die Berechnung findet innerhalb der Umsatzsteuervoranmeldung statt, die je nach Unternehmensgröße monatlich oder vierteljährlich einzureichen ist.
Grundsätzlich darf jedes Unternehmen Vorsteuer abziehen, wenn:
Nicht abzugsberechtigt sind:
Auch wichtig:
Eine Proformarechnung berechtigt niemals zum Vorsteuerabzug, da sie keine echte Zahlungsaufforderung darstellt.
Der Abzug erfolgt im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Fristen:
Unternehmen können außerdem eine Dauerfristverlängerung beantragen, wodurch sie einen Monat mehr Zeit für jede UStVA erhalten.
Nicht abzugsfähig
Beispiele:
Teilweise abzugsfähig
Wenn Leistungen gemischt genutzt werden, etwa:
Hier muss die Vorsteuer anteilig nach dem betrieblichen Nutzungsgrad abgezogen werden. Unternehmen benötigen dafür eine nachvollziehbare Dokumentation, z. B. Fahrtenbuch oder Aufteilungsberechnung.
Der Vorsteuerabzug wird nur dann gewährt, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist.
Zu den Mindestangaben bei Rechnungen ab 250 € gehören:
Bei fehlerhaften Rechnungen ist die Buchhaltung verpflichtet, eine berichtigte Rechnung anzufordern.
Der Vorsteuerabzug:
Ein Unternehmen, das Vorsteuer korrekt geltend macht, verbessert seine finanzielle Position und vermeidet steuerliche Risiken. Fehler hingegen können zu Nachzahlungen, Strafen oder Verzögerungen führen, insbesondere bei einer Betriebsprüfung.
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