Durchlaufende Posten entstehen, wenn ein Unternehmer im Rahmen seiner Tätigkeit nicht im eigenen Namen, sondern im Auftrag Dritter handelt.
Das bedeutet: Er nimmt Zahlungen entgegen oder leitet Beträge weiter, ohne dass diese Einnahmen oder Ausgaben sein eigenes Unternehmen betreffen.
In der Buchführung und im Umsatzsteuerrecht werden durchlaufende Posten deshalb gesondert behandelt, da sie weder zum Umsatz noch zu den Betriebsausgaben zählen.
Sie wirken sich somit nicht auf den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aus.
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Damit ein Betrag als durchlaufender Posten gilt, müssen bestimmte gesetzliche und buchhalterische Voraussetzungen erfüllt sein.
Ein durchlaufender Posten liegt nur dann vor, wenn der Unternehmer ausschließlich als Mittelsmann oder Beauftragter agiert und das Geld im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt oder verausgabt.
Folgende Angaben müssen für jeden durchlaufenden Posten dokumentiert werden:
Entscheidend ist, dass der Betrag den Betrieb wirtschaftlich nicht betrifft – der Unternehmer verwaltet lediglich fremdes Geld, das unverändert weitergeleitet wird.
Durchlaufende Posten lassen sich an einem wesentlichen Merkmal erkennen:
Einnahme und Ausgabe stehen in gleicher Höhe einander gegenüber.
Das bedeutet: Der Unternehmer erhält einen Betrag von einem Auftraggeber und leitet ihn in exakt derselben Höhe an eine dritte Person weiter.
Dadurch entsteht kein Gewinn und kein Verlust.
Beispiel:
Ein Anwalt zahlt im Namen seines Mandanten Gerichtsgebühren an das Gericht. Diese Gebühr wird dem Mandanten anschließend eins zu eins in Rechnung gestellt.
Der Anwalt fungiert in diesem Fall nur als Zahlungsmittler, nicht als wirtschaftlich Beteiligter.
Nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 10 Abs. 1 Satz 6 UStG) sind durchlaufende Posten nicht umsatzsteuerpflichtig.
Das heißt:
Wenn der Unternehmer eindeutig nachweisen kann, dass es sich um einen durchlaufenden Posten handelt, darf keine Umsatzsteuer auf diesen Betrag erhoben werden.
Die Umsatzsteuer wird stattdessen dem wirtschaftlich beteiligten Dritten zugeordnet – also dem eigentlichen Auftraggeber oder Leistungsempfänger.
Trotzdem müssen durchlaufende Posten in der Umsatzsteuererklärung des Unternehmens erscheinen, um die vollständige Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Achtung:
Wenn der Unternehmer das Geld im eigenen Namen vereinnahmt, liegt kein durchlaufender Posten, sondern eigener Umsatz vor – mit entsprechender Umsatzsteuerpflicht.
Durchlaufende Posten treten in der Praxis in vielen Bereichen auf, etwa im Steuerwesen, im Bauwesen oder im Rechtsverkehr.
Zu den häufigsten Beispielen zählen:
Diese Beispiele verdeutlichen: Durchlaufende Posten treten immer dann auf, wenn ein Unternehmer fremde Gelder verwaltet, ohne daraus einen eigenen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen.
Auch wenn durchlaufende Posten nicht ertragswirksam sind, müssen sie ordnungsgemäß erfasst werden.
Hierfür wird in der Buchhaltung ein spezielles Konto verwendet – das Verrechnungskonto „Durchlaufende Posten“.
Dort werden alle entsprechenden Geldbewegungen neutral verbucht.
Der Buchungsvorgang lautet in der Regel:
Kasse / Bank an Durchlaufende Posten (bei Einzahlung)
Durchlaufende Posten an Kasse / Bank (bei Auszahlung)
Wichtige Hinweise zur Buchführung:
In der Bilanz erscheinen durchlaufende Posten nicht als Ertrag oder Aufwand, sondern lediglich als kurzfristige Verbindlichkeit oder Forderung.
Sobald der Posten ausgeglichen ist, wird er wieder ausgebucht.
Durchlaufende Posten sind Zahlungen, die ein Unternehmer im Auftrag Dritter entgegennimmt oder weiterleitet.
Sie beeinflussen das Betriebsergebnis nicht, da weder ein Gewinn noch ein Verlust entsteht.
In der Buchführung werden sie auf einem separaten Konto erfasst und sind nicht umsatzsteuerpflichtig, sofern eindeutig nachgewiesen werden kann, dass der Unternehmer nur als Vermittler agiert.
Für die Praxis gilt:
Eine saubere Dokumentation mit allen relevanten Angaben – insbesondere Namen, Beträge und Zahlungsdaten – ist entscheidend, um Missverständnisse mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Wer diese Vorgaben beachtet, kann durchlaufende Posten ordnungsgemäß und steuerkonform verbuchen.
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